जेव्हा आपण परिस्थिती, उत्पादन किंवा सेवेवर नाखूष असता तेव्हा औपचारिक व्यवसायासाठी तक्रार पत्र लिहिणे हा एक उपाय आहे. येथे प्रारंभिक बिंदू म्हणून प्रदान केलेल्या नमुन्यांपैकी एक नमुना वापरा; आपण संपादित करू, जतन आणि मुद्रित करू शकता असा एक पीडीएफ उघडण्यासाठी आपल्या निवडीवर फक्त क्लिक करा. हे पहामुद्रण करण्यायोग्य साठी मार्गदर्शकजर आपल्याला मदतीची आवश्यकता असेल तर.
खराब उत्पादनासंदर्भात नमुना तक्रार पत्र
आपण सदोष किंवा कमकुवत उत्पादनाचे उत्पादन विकत घेतल्यास आणि समस्येचे निराकरण करण्याचा प्रयत्न अयशस्वी झाल्यास, आपली पुढची पायरी कंपनीला परतावा किंवा बदली विचारण्यासाठी पत्र लिहिणे आहे. तद्वतच स्टोअर सदोष उत्पादने आणि जे अपेक्षेनुसार कामगिरी करत नाहीत त्यांना पुनर्स्थित करतील. तथापि, असे नेहमीच होत नाही. कंपन्या नसतात तेव्हाग्राहकांच्या तक्रारी व्यवस्थित हाताळासुरुवातीला आपणास कायदेशीर कारवाई करण्याची इच्छा नसल्यास तक्रार पत्र लिहिणे हा आपला एकमेव मार्ग असू शकतो.
संबंधित लेख- किरकोळ विपणन कल्पना
- जपानी व्यवसाय संस्कृती
- एखाद्याची मुलाखत कशी घ्यावी
सदोष उत्पादनाच्या तक्रारीचे पत्र
फक्त या पत्राच्या लेआउटचे अनुसरण करा, परंतु आपल्या स्वत: च्या तपशील जोडा.
- वर डावीकडे: आपले नाव, पत्ता आणि फोन नंबर. आपण आपला ईमेल पत्ता देखील समाविष्ट करू शकता. एक प्रतिसाद मिळविणे हे ध्येय आहे आणि व्यस्त कार्यकारिणीला प्रतिसाद देणे जितके सोपे आहे तितके चांगले.
- आपण ज्या व्यक्तीशी संपर्क साधत आहात त्याचे नाव, कंपनीचे नाव, रस्ता, शहर, राज्य आणि पिन कोड स्वतंत्र रेषांवर टाइप करा (मोकळी जागा नाही).
- आपला अभिवादन जोडा. शक्य असल्यास येथे विशिष्ट रहा. 'प्रिय सर' ऐवजी 'डियर मिस्टर जोन्स' वापरा.
- आपण एकनिष्ठ किंवा प्रथमच ग्राहक आहात या वस्तुस्थितीसह प्रारंभ करा. उदाहरणः 'मी २० वर्षांपासून एकनिष्ठ ग्राहक आहे आणि तुमची बरीच उत्पादने खरेदी केली आहेत.'
- उत्पादन कसे अयशस्वी झाले याच्या तथ्यांसह सुरू ठेवा. शक्य तितक्या विशिष्ट व्हा. आपण आयटम खरेदी केल्याची तारीख, त्यासाठी आपण किती पैसे दिले आणि कधी आणि कसे अपेक्षेनुसार जगणे अयशस्वी झाले याचा समावेश करा.
- समस्येचे निराकरण करण्यासाठी आपण कोणती पावले उचलली आहेत ते स्पष्ट करा. उदाहरणः 'April एप्रिलला मी उदाहरण सिटी स्टोअरमध्ये रॉजरशी संपर्क साधला आणि परतावा मागितला. त्याने मला परतावा देण्यास नकार दिला. ' जरी ती व्यक्ती अत्यंत असभ्य असली तरीही, फक्त जे सांगितले / केले होते त्या सत्यतेवर चिकटून रहा आणि त्यामधून भावना सोडा.
- शेवटी, एक बंद करणारा परिच्छेद प्रारंभ करा आणि त्या बदल्यात आपल्याला काय आवडेल ते स्पष्ट करा. उदाहरणार्थ, आपण ते उत्पादन पुनर्स्थित करावे किंवा आपल्याला परतावा द्यावा अशी आपली इच्छा आहे?
- आपले नाव आणि स्वाक्षरी जोडून पत्र बंद करा.
खराब सेवेबद्दल व्यवस्थापनास नमुना पत्र
जेव्हा आपण एखाद्या सेवेसाठी पैसे देता, जसे की रेस्टॉरंटमध्ये जेवण, आपण उत्कृष्ट ग्राहक सेवेची अपेक्षा करता. दुर्दैवाने, हे नेहमीच होत नाही. जर सेवा पुरेशी भितीदायक असेल तर आपण कदाचित परतावा किंवा बदली सेवेस पात्र आहात असे आपल्याला वाटेल. जर तुम्ही मॅनेजरशी काहीही निष्कर्ष न काढता चर्चा केली असेल तर गरिबांबद्दल सर्व्हिस प्रदात्यास औपचारिक तक्रार पत्र लिहिण्याची वेळ येईलग्राहक सेवातुला मिळालं
कमकुवत सेवा तक्रार पत्र
आपल्या परिस्थितीनुसार पत्र सानुकूलित करा.
- पृष्ठाच्या वरील डाव्या कोपर्‍यात आपले नाव आणि संपर्क माहिती लिहा.
- आपण ज्या व्यक्तीशी संपर्क साधत आहात त्याचे नाव (शक्यतो प्रादेशिक व्यवस्थापक, मालक किंवा मुख्य कार्यकारी अधिकारी), व्यवसायाचे नाव आणि पत्ता समाविष्ट करा.
- एक अभिवादन जोडा. उदाहरणः प्रिय श्री जोन्स:
- आस्थापना भेटीचे कारण स्पष्ट करा. एक उदाहरण असे असेल की आपण तेथे नियमितपणे खाता कारण ते आपल्या आवडत्या रेस्टॉरंट्सपैकी एक आहे.
- जी समस्या उद्भवली आहे त्याचे वर्णन करा. उदाहरणार्थ, कोणीही आपली मागणी घेण्यासाठी येण्यापूर्वी आपण एक तासासाठी बसलो, आपल्या ऑर्डर चुकीच्या आहेत, वेटर्रेसने तुमच्यावर शाप इ.
- परतावा किंवा बदलीसाठी विनंती करा. जर आपण एखाद्या रेस्टॉरंटमध्ये खाल्ले असेल तर कदाचित त्यानी तुम्हाला योग्य किंमतीचे गिफ्ट कार्ड पाठवले असेल तर आपण त्यांना आणखी एक संधी देण्याची ऑफर देऊ शकता.
- आपले नाव आणि स्वाक्षरी असलेले पत्र बंद करा.
कर्मचारी तक्रार पत्र उदाहरण
जर आपल्याला कामावर गंभीर समस्या येत असतील तर आपल्या मालकास किंवा कंपनीकडे चिंता व्यक्त करणारे तक्रार पत्र लिहामानवी संसाधनेव्यवस्थापक डबल ड्युटी करतो. प्रथम, ते आपल्या बॉस किंवा एचआर प्रतिनिधीस परिस्थितीचे निराकरण करण्यात मदत करू शकते. दुसरे म्हणजे, ते आपल्या नोकरीचे संरक्षण करू शकते, विशेषत: जर समस्या आपल्या कामावर परिणाम करीत असेल किंवा दुसरा एखादा कर्मचारी आपल्याला त्रास देत असेल तर.
नियोक्ता तक्रार पत्र
या लेखातील इतर उदाहरणांप्रमाणेच, कदाचित आपल्या नियोक्ताला पत्र ईमेल स्वरूपात अंतर्गत संप्रेषणाद्वारे पाठवले जाईल. जर आपण कागदावर तक्रार लिहायला प्राधान्य देत असाल तर इतर पत्रांपेक्षा ती औपचारिक ठेवा. या प्रकारचे पत्र लिहिताना व्यावसायिक स्वर आणि स्वरूप वापरणे चांगली कल्पना आहे, परंतु आपली संपर्क माहिती आणि आपल्या मालकाचे नाव आणि पत्ता समाविष्ट करण्याची आवश्यकता नाही. आपण एक वापरू शकतामेमो स्वरूपदस्तऐवज आपल्या कंपनी अंतर्गत आहे.
- पत्राची तारीख. आपल्याला एचआरला दर्शविण्याची आणि आपल्या नोकरीचे संरक्षण करण्याची आवश्यकता असल्यास हे महत्वाचे आहे.
- अभिवादन करुन प्रारंभ करा. आपण ज्याला सामान्यपणे कॉल करता त्या आपल्या बॉसला कॉल करा. जर संबंध औपचारिक असेल तर उदाहरणार्थ 'डियर मिस्टर जोन्स' सह प्रारंभ करा. जर संबंध अनौपचारिक असेल तर 'डियर जिम' असे काहीतरी लिहिले पाहिजे.
- आपल्या पहिल्या परिच्छेदामध्ये उजवीकडे जा. आपण पत्र का लिहित आहात आणि त्या समस्येमुळे आपल्या नोकरीवर परिणाम होत आहे हे तिला किंवा तिला सांगा. भावना त्यापासून दूर ठेवा आणि केवळ तथ्ये सांगा, खासकरून जर एखादा विषय दुसर्‍या कर्मचार्‍याने त्रास दिला असेल किंवा वैयक्तिक संघर्ष केला असेल तर.
- आपणास असे वाटते की परिस्थिती कशी सोडविली जाऊ शकते याबद्दल समजावून सांगा परंतु आपण इतर निराकरणावर चर्चा करण्यास तयार आहात हे आपल्या मालकास सांगा.
- अंतिम परिच्छेदामध्ये, आपल्याला एक चांगली नोकरी करायची आहे आणि समस्येमुळे आपल्या कामावर का परिणाम होत आहे हे स्पष्ट करा. नमुना पत्रात, कामगार तिच्या विभागात आणखी कर्मचार्‍यांना समाविष्ट करण्याची विनंती करत आहे कारण या कमतरतेमुळे तिचे काम चांगल्या प्रकारे करण्याची क्षमता प्रभावित होत आहे. या विषयावर चर्चा करण्यासाठी तिच्या बॉसबरोबर बैठकीचे वेळापत्रक तयार करण्यास तिला आनंद होईल असे नमूद करून हे पत्र संपले.
- पत्रावर सही करून आणि आपले नाव जोडून संपवा.
एक प्रभावी व्यवसाय तक्रार पत्र लिहिण्यासाठी टिप्स
रागावलेले किंवा धमकी देणारे पत्र कुचकामी ठरत नाही. लक्षात ठेवा की आपण ज्या व्यक्तीला संबोधित करीत आहात तो सदोष उत्पादन करणार्‍या कंपनीचा मालक नसू शकतो, परंतु ग्राहक सेवा प्रतिनिधीने आपल्याला मदत करण्यासाठी नियुक्त केले आहे. शांत आणि लक्ष केंद्रित करणे आपल्या हिताचे आहे.
- आपल्या पत्राला विशिष्ट व्यक्तीला संबोधित करा. द न्यू जर्सी न्याय विभाग ग्राहकांना कंपनीच्या सीईओचे पत्ता आणि नाव शोधण्यासाठी स्टॅन्डर्ड अँड पूअर्स रजिस्टर ऑफ कॉर्पोरेशन्स, संचालक व कार्यकारी अधिकारी किंवा अमेरिकन उत्पादकांच्या थॉमस रजिस्टरमध्ये पहा. आपण कंपनीच्या वेबसाइटवर देखील पाहू शकता.
- आपली संपर्क माहिती समाविष्ट करा. आपल्या पत्राच्या शीर्षस्थानी आपले नाव, पत्ता आणि दूरध्वनी क्रमांक जोडा जेणेकरून संभाव्य रिझोल्यूशनद्वारे कंपनी आपल्याशी संपर्क साधेल.
- कोणत्याही पावतीच्या प्रती समाविष्ट करा. आपल्या तक्रारीसंदर्भात इतर संबंधित कागदपत्रांचा समावेश करा. सर्व मूळ ठेवा.
- तक्रार पत्रांवर मानक व्यवसाय स्वरूप वापरा. यात प्रत्येक परिच्छेदामध्ये आणि इंडेंट नसलेल्या दरम्यान दुहेरी अंतर असलेले एकल अंतर असलेले ब्लॉक केलेले परिच्छेद समाविष्ट असतील.
- आपल्या पत्राच्या शीर्षस्थानी एक तारीख जोडा. ही तक्रार आल्यावर व्यस्त कार्यकारिणीस त्वरित पाहू देते.
- परिणाम प्रभावीपणे सत्य पसरवू नका; फक्त वस्तुस्थितीवर रहा. हे अतिशयोक्तीपूर्ण वाटल्यास वाचक तुमच्यावर विश्वास ठेवू शकणार नाहीत आणि तुम्हाला मदत करण्यास टाळाटाळ करतील.
- पत्र लहान ठेवा. अधिकारी व्यस्त लोक आहेत. आपण पत्र खूपच लांब केल्यास, प्राप्त व्यक्तीस आपले पत्र वाचणे शक्य होणार नाही.
-
आपले पत्र टाइप करा. हे अधिक व्यावसायिक दिसेल आणि वाचणे सोपे होईल. लक्षात ठेवा मेलद्वारे पाठविलेल्या पत्रामध्ये ईमेल पाठविण्यापेक्षा वजन जास्त असते.
घटनेच्या एका आठवड्यात किंवा उत्पादन कार्य करणे थांबवल्यावर पत्र लिहा आणि पाठवा. लिफाफाच्या बाहेरील बाजुला आपण ज्या व्यक्तीला पत्र संबोधित केले त्याच्याकडे लक्ष द्या जेणेकरून ते योग्य डेस्कवर येईल.
आपली चिंता व्यक्त करा
आपणास तक्रार असल्यास आपण आपला आवाज ऐकण्यात अजिबात संकोच करू नये. बर्‍याच कंपन्यांना गोष्टी व्यवस्थित करण्यामध्ये स्वारस्य असेल जेणेकरून ते आपल्याला ग्राहक म्हणून ठेवू शकतील. जरी हे प्रकरण कार्य करत असेल तरीही आपण स्वतःला व्यावसायिक आणि तर्कशुद्धपणे वागवेपर्यंत सभ्यतेने बोलणे चांगले. आपल्या परिस्थितीनुसार सानुकूलित औपचारिक व्यवसाय तक्रार पत्र लिहिणे अशा परिस्थितीत एक उत्तम प्रॅक्टिस मानले जाते.
